Dopravce (žadatel) musí předkládat spolu s vnitřními předpisy také důkazy, které prokazují fungování jeho systému bezpečnosti pro jednotlivé kapitoly uvedené v příloze I nařízení č. 2018/762.
Dopravce (žadatel) může před podáním žádosti o vydání nového/obnoveného/aktualizovaného osvědčení dopravce požádat o předběžnou konzultaci. Konzultace jsou vedeny s Drážním úřadem nebo s Agenturou Evropské unie pro železnice podle budoucího vydávajícího orgánu.
Agentura Evropské unie pro železnice při posuzování o osvědčení spolupracuje s jednotlivými vnitrostátními bezpečnostními úřady.